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湖北交通职业技术学院财务报销管理规定

日期:2015年10月20日  作者:  来源:   点击:

为了进一步规范湖北交通职业技术学院(以下简称“学院”)财务管理和经济秩序,严肃财经纪律,加强会计核算和监督,建设节约型学校,促进学校事业发展,根据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》、财政四项改革等有关法规,结合学校实际情况,制定本规定。

第一章  审批制度

第一条根据学校下达的年度教育经费预安排计划,各处室、二级学院(部)(以下简称“部门”)计划内开支实行层层审批,不得越级审批。审批权限为:

(一)部门负责人:单项业务500元以内;

(二)分管校领导:单项业务500元(含500元)-1万元;

(三)分管财务校长:单项业务1万元(含1万元)-10万元;

(四)校长(必要时经党委集体研究决定):单项业务10万元(含10万元)以上。

第二条业务招待费报销,无论金额大小,部门负责人签署意见后均需报分管校领导审批,一次性招待费超过2000元(含2000元)的,还需报分管财务校长审批。

第三条 以下业务各部门负责人审批后报归口部门负责人审批:

(一)行政招待费报销归口校长办公室主任审批。

(二)固定资产报销归口资产管理办公室主任审批。

(三)所有发放给职工个人的劳务费等归口人事劳资处处长审批。

第四条  学校年度经费计划中未安排的经费支出的审批

凡计划中未安排的经费支出,一律由使用部门提出书面申请,分管校领导签署意见后,经计划财务处汇总,提交校领导研究,校长办公会讨论通过后,比照本规定第一条执行。

第五条  对于同一项经济业务,不允许进行人为拆分和分次支付签批。

第六条审批人职责

各级审批人要认真执行财经政策和制度,严格按规定的审批权限签批有关经济业务并对所批准的经费开支内容及效果负责,杜绝因事前情况不明、工作不细而造成经费开支损失浪费。

第七条  计财处审核职责

部门负责人(归口部门)审批后,计财处需对经费使用的批准范围、资金渠道进行审核。会计人员需对报销单据进行审核,审核的内容包括:审批权限是否正确,相关单证是否齐备,金额计算是否准确,对原始凭证的合法性、合规性、合理性进行审核和监督。

第二章  借支规定

第八条  借款原则

(一)从严控制。严格控制借支款项的流向流量,避免不合理资金占用。所有借支款项必须有预算资金来源,任何私人用款均不得借用公款。

(二)专款专用。借支款必须专款专用,未按借款用途使用的借款不予报销,要一事一借,一借一清。

(三)及时结清。各种借款均实行前账不清,后账不借的原则。借款人必须按借支单(附件1)上的预计报账日期前来报账,超过10天(节假日顺延)未来报账的计财处将发出催报通知(附件2),超过一个月没有报账的,经分管校领导以及分管财务校长审批后(附件3),按借款金额从借款人个人工资津贴中一次性扣回,不足部分顺延至次月,扣完为止。
   (四)责任明晰。经批准同意属借支范围内的经济业务原则上由借款人本人办理借款手续和报账(还款)手续,不允许他人代办。借款人为借支款项第一责任人,借款被盗窃、丢失的,由借款人负责赔偿。凡因工作失职使借款变成死帐、呆帐,导致学校资金受到损失的,将追究借款人经济责任。计财处办理借款业务时,应认真细致地审核,符合要求的方可办理。不按规定程序办理,造成损失的,将追究有关会计人员责任。

第九条  借款对象仅限本校在职职工(离退休职工医药费借支除外)。

第十条  借款范围及限额

(一)出差开会、学习、培训、考察等外出公务活动借支金额根据会议通知的要求按实借支往返车费、资料费、会务费、培训费,食宿费按每人每天200元的标准借支,如会务费包括了食宿费的不再另外借支。

(二)住院费:职工住院一次性借款金额上限为5000元。超过限额须经分管财务校长依据医院催款单按报销比例审批,转账至医院。

(三)备用金:因学生工作需要,借支备用金限额为2000元,在当年12月25日之前须办理还款手续,如有需要,次年再借。

(四)其他经校领导批准的各项借款限额为5000元,超过限额须经分管财务校长审批。

第十一条借款程序

(一)拟定借支报告:经部门负责人、分管校领导签字同意的会议通知或外出报告;经医务室主任、工会主席及分管校领导签字同意的住院证明;其他经部门负责人、校领导签字同意的借支报告。

(二)填写借支单:借款人填写借支单要真实、准确,写明借款的时间、事由、金额、预计报账(或还款)日期、借款人签名,计财处负责人审批,超限额借支还须分管财务校长审批。

(三)办理借款手续:借款人持借支单及借支报告到计财处办理借款。

第三章  报销

第十二条  办理报销业务的经办人,需将有关票据整理粘贴,填写报销审批单(附件4),差旅费报销则填写差旅费报销审批单(附件5)。写清报销事由、所附票据张数和合计金额,经办人、证明人签名,经各级审批人审批后到计划财务处办理报销。要求一律用钢笔、蓝黑或碳素墨水笔填写,做到内容完整、字迹清晰、不得涂改。

第十三条  对原始凭证的基本要求

(一)原始发票、收据必须符合税务、财政部门的规定,未经财政部门或税务统一印制的发票和收据一律不能作为报销凭证。

(二)从外单位取得的原始凭证内容必须齐全、清楚,包括:单位名称、经济业务内容、数量、单价、大小写金额、填制凭证的日期、开票人姓名、出票单位财务专用章或发票专用章等。

(三)原始凭证记载的各项内容不得涂改,如有错误,应由出具单位重新开具或更正,更正处须加盖出具单位财务专用章或发票专用章,但大小写金额必须一致,金额如有错误须重新开具。

(四)凡附有合同的经济业务,须将盖有“湖北交通职业技术学院合同专用章”的合同原件作为重要的原始凭证纳入报销附件。

(五)自制的原始凭证,如用现金发放的各类劳务费、奖助学金等,应以EXCELL表格或WORD文档形式工整打印,由制单人签字并加盖部门公章,签收栏应由本人签字。

(六)因工作需要在校外打印、复印、装订等一次性达500元,除取得正规发票外,还需将打印或复印的封面目录或其他有效证明作为附件。

第十四条  开具时间超过一年的票据和国家宣布停止使用时间超过半年的票据,原则上不予报销;个别特殊情况须由经办人写出书面理由并经部门负责人签署意见后,再由计财处负责人签字方可报销。

第十五条 从外单位取得的原始凭证如有遗失,须取得原始凭证存根联的复印件并加盖原出票单位的公章,由经办部门的负责人批准后,才能作为报销凭证。遗失车船、飞机票等必须由当事人书面说明情况,部门负责人签批意见加盖部门公章,计财处负责人批准后方可将“情况说明”代作报销凭证。

第十六条 严格执行现金管理制度,尽量减少现金的使用。除必须使用现金的出差、支付人员经费和零星支出外,超过1000元的款项原则上办理转账支付,转账的收款单位必须与出票单位财务专用章或发票专用章上的单位名称一致。

第十七条 会计人员对不真实、不合法的原始凭证不予受理;对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回或要求改正;对票证、附件不齐全的不予报销;对弄虚作假、严重违纪违法的原始凭证,在不予受理的同时将原始凭证扣留,并报经办人所在部门负责人,由部门负责查明原因,追究当事人的责任。

第四章  附则

第十八条  报销时间:星期一至星期五上午。

第十九条  每月最后一个星期二全天为离退休人员医药费报销时间,此间不受理其他报销业务。

第二十条  每月8、9日为工资发放准备工作日,如遇双休,往前顺延,此间不受理报销业务。

第二十一条  后勤中心餐饮部每月底28日前到计划财务处办理客饭结算。

第二十二条 西区管理部、北区管理部可参照本规定,制定实施办法,报计划财务处备案。

第二十三条  本规定自发布之日起执行。此前规定中与本规定不符的,以本规定为准。

第二十四条  本规定由计划财务处负责解释。

附件:1.湖北交通职业技术学院借支单

     2.湖北交通职业技术学院催报通知单

     3.湖北交通职业技术学院扣款审批单

4.湖北交通职业技术学院报销审批单

5.湖北交通职业技术学院差旅费报销审批单

附件1:

湖北交通职业技术学院

借支单

                                                                  年   月   日

借支事由

(附借支报告)

申请借支金额

小写:     元    大写:(   万  仟  佰   拾  元  角   分)

预计报账

(还款)日期

年          月         日    

计财处负责人审批:

              月    日

超限额分管财务校长审批:

                月    日

借款人:

                 月    日

附件2:

湖北交通职业技术学院

催报通知单

同志:

      年    月    日您因      事由向学校借支款项      元(大写:   ),根据《湖北交通职业技术学院财务报销管理规定》,若逾期一个月还未履行报账手续,学校将直接从个人工资中扣回。

特此通知,望速办!

                             计财处(公章)

年   月   日  


附件3:

湖北交通职业技术学院

扣款审批单

兹有同志于    年    月    日因      事由向学校借支的款项      元(大写:   ),已逾期一个月未履行报账手续,根据《湖北交通职业技术学院财务报销管理规定》,应按借款金额从该同志工资中一次性扣回,不足部分顺延至次月,扣完为止。


分管校                                分管财务

领导签批:                             校长签批:

年   月    日                         年   月    日


附件4:

湖北交通职业技术学院
报销审批单

                                                            年  月   日

报销事由:

计财处审核:

月    日

附单据共       张

共计金额:        元

(大写:   万   仟   佰    拾   元   角    分)

分管校领导:

月    日

经办人:

证明人:

部门负责人:


                                          月    日

分管财务校长:


                           月    日

(行政招待费、固定资产、劳务费)归口部门负责人:

月    日

校长:

月    日


附件5:

湖北交通职业技术学院

差旅费报销审批单

  年    月    日

出差人姓名:

计财处审核:

出差事由:

   月     日

出差日期:自

  年    月   日 至   年   月    日  (计    天)

出差起讫地点:                    至

分管校领导:

随同人员:

   月     日

差旅费明细:1、车船机票费         元

           2、住宿费             元

分管财务校长:

           3、补助费             元

   月     日

           4、其他               元

单据共        张

共计金额:        元

(大写:   万   仟   佰    拾   元   角    分)

校长:

部门负责人:

   月     日

月    日

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